La réservation de table

La réservation fait partie de la formule Pro. Vos clients réservent une table depuis votre page, et vous notez aussi les réservations prises au téléphone. Tout se passe dans l'écran « Réservations » et dans Paramètres › Réservation (dans « Paramètres », section « Formule Pro », groupe « Réservation », tuile « Paramètres »).

Activer la réservation

Tant que la réservation n'a jamais été activée, l'écran « Réservations » la présente à la place du cahier : une carte annonce les étapes, avec « Voir la vidéo ». Touchez « Commencer » : les questions de Paramètres › Réservation s'ouvrent. Vous pouvez aussi ouvrir Paramètres › Réservation directement, puis toucher « Oui, c'est parti ». Quatre étapes :

1. Vos places : combien de personnes vous accueillez en même temps, combien au plus sur une réservation en ligne, combien de chaises bébé vous avez (0 si vous n'en avez pas), et combien de temps une table reste occupée.
2. Vos heures : l'écart entre deux heures, la dernière table, jusqu'à quand et combien de temps à l'avance on peut réserver.
3. Vos questions au client : facultatif, voir plus bas.
4. C'est prêt : vérifiez le résumé, choisissez d'activer la réservation sur votre page tout de suite et d'accepter les réservations d'office, puis touchez « Terminer ». Vous arrivez sur le cahier de l'écran « Réservations ».

Ensuite, Paramètres › Réservation devient un seul formulaire, pour tout changer rapidement. Il est rangé en blocs : « Réservation en ligne », « Votre salle », « Les heures », « Les délais » et « Message aux clients ». Chaque réglage est sur sa ligne, son nom à gauche et sa valeur à droite. Touchez « Enregistrer », en bas, pour garder vos changements.

Le bouton « Réserver une table » s'affiche à côté du nom de votre établissement, sur votre page. Si vous ne prenez que des réservations, votre page porte en plus, tout en haut, un grand bloc vert « Réservez votre table » avec ce bouton. Pour l'arrêter, désactivez « Prendre les réservations en ligne » dans Paramètres › Réservation. Pour le remettre, touchez « Activer la réservation en ligne » en haut de l'écran « Réservations ». Désactivée, vous pouvez toujours noter des réservations prises au téléphone.

Il faut la formule Pro. Si votre essai ou votre abonnement est arrêté, le bouton disparaît de votre page.

Réserver ou commander

Si vous prenez aussi les commandes en ligne, votre page s'ouvre sur l'onglet « Informations ». En haut, deux grands boutons : « Réserver une table » et « Commander à emporter ». Le second ouvre l'onglet « Carte ».

Vous pouvez aussi ne prendre que des réservations : dans Paramètres › Commande en ligne › Paramètres, désactivez « Prendre les commandes en ligne ». Votre page montre alors vos informations et, en haut, un grand bloc vert « Réservez votre table » (« Choisissez le jour, l'heure et le nombre de personnes. C'est gratuit. ») avec le bouton « Réserver une table ». Votre carte et vos commandes sont gardées.

Ce que voit le client

Le client choisit le jour dans une rangée de dates (ou dans le calendrier), puis l'heure, puis le nombre de personnes. Si vous avez des chaises bébé, il indique aussi, sous le nombre de personnes, combien de bébés viennent. Les jours où vous êtes fermé ou complet sont barrés. Il répond ensuite à vos questions, touche « Continuer » et donne son nom, son téléphone (avec l'indicatif du pays) et son e-mail.

Le client peut se connecter à son compte AllonsManger ou en créer un, mais ce n'est pas obligatoire. Connecté, ses coordonnées sont déjà remplies et il retrouve ses réservations dans son compte, rubrique « Mes réservations ».

Chaque réservation en ligne crée ou complète la fiche du client dans « Clients », comme une commande en ligne. Un client qui commande et qui réserve n'a qu'une fiche.

Les places et la durée d'une table

• Les places : le nombre de personnes que vous pouvez accueillir en même temps, toutes tables confondues.
• La taille d'une table en ligne : au-delà, le client doit vous appeler.
• La durée d'une table : combien de temps une table reste occupée. Une table pour 4 à 19h30 avec une durée d'1 h 30 occupe 4 places jusqu'à 21h00.

Une heure est proposée au client seulement s'il reste assez de places pendant toute la durée de sa table.

Les chaises bébé

Dans Paramètres › Réservation, indiquez combien de chaises bébé vous avez. Mettez 0 si vous n'en avez pas : le client ne voit alors pas la question.

Un bébé compte dans les personnes, mais il ne prend pas de place à table : il prend une chaise bébé. Par exemple, 15 personnes dont 2 bébés occupent 13 places et 2 chaises bébé.

Les chaises se comptent comme les places, pendant toute la durée d'une table. Si toutes vos chaises sont prises à une heure, cette heure n'est plus proposée au client qui vient avec un bébé. Le client ne peut pas demander plus de bébés que vous n'avez de chaises.

Dans le cahier, une réservation avec des bébés porte par exemple « 15 pers. dont 2 bébés ».

Où votre établissement apparaît quand la réservation est activée

Dès que la réservation en ligne est activée et que votre page est validée, votre établissement est en vignette en tête des listes d'AllonsManger (l'accueil, la recherche, la page de votre commune), avec le mot « Réserver » sur la vignette, et « Réservation en ligne » dessous. Le visiteur peut filtrer les listes avec « Réserver une table », en haut de la page. La page de votre commune compte vos réservations dans « Réservation : n ». Si vous prenez aussi les commandes à emporter, la vignette porte « Commander · Réserver ».

Les heures et les délais

Les heures proposées suivent vos horaires d'ouverture et vos jours de fermeture (tous deux dans la fiche), et vos journées particulières. Vous réglez :

• l'écart entre deux heures (toutes les 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure) ;
• la dernière table, par exemple 1 heure avant la fermeture ;
• le délai minimum avant l'heure de la table : le temps qu'il vous faut pour vous préparer. Par exemple « 1 heure » : à 18h30, un client peut réserver pour 19h30 au plus tôt, pas pour 19h00 ;
• jusqu'à quand on peut réserver à l'avance (de 2 jours à 6 mois).

Ces délais ne valent que pour vos clients. Au téléphone, vous pouvez noter une table pour dans dix minutes.

Accepter ou refuser une demande

Par défaut, chaque demande en ligne attend votre réponse. Elle s'affiche en haut de l'écran « Réservations », sous « À accepter », et vous recevez un e-mail et une notification. Touchez « Accepter » ou « Refuser ». Le client est prévenu par e-mail. En refusant, vous pouvez lui écrire un mot.

Une demande en attente garde déjà ses places : deux clients ne peuvent pas prendre la même dernière table.

Pour ne plus avoir à répondre, activez « Accepter les réservations d'office » dans Paramètres › Réservation : la demande est alors confirmée tout de suite.

Noter une réservation prise au téléphone

Dans « Réservations », touchez « Nouvelle réservation ». La fenêtre suit le même ordre que pour le client : le jour, puis l'heure, puis le nombre de personnes.

1. Le jour : une rangée de dates, ou « Ouvrir le calendrier ». Les jours où vous êtes fermé sont barrés. Vous pouvez quand même en choisir un : l'écran dit « Vous êtes fermé ce jour-là. »
2. L'heure : des pastilles, rangées par service (« Midi », « Soir »). Chaque heure montre les places qui restent, ou « Complet ». Une heure complète peut quand même être choisie. Aujourd'hui, les heures déjà passées ne sont plus proposées. S'il n'en reste plus, l'écran dit « Plus d'heure libre aujourd'hui. »
3. Les personnes : les boutons − et + changent le nombre. Les places de chaque heure se mettent à jour tout de suite. Si vous avez des chaises bébé, « Dont bébés (chaise haute) » dit combien de bébés viennent. S'il ne reste pas assez de chaises à cette heure, l'heure montre « Chaises bébé : » suivi du nombre libre, et vous pouvez quand même noter la réservation.

Ensuite, le client. Rien n'est obligatoire : ni le téléphone, ni le nom, ni l'e-mail.

• Le téléphone d'abord. Tapez le numéro du client. Si ce numéro est déjà celui d'un de vos clients, sa fiche s'affiche à la place des champs (sous « Fiche client ») : son nom et son e-mail sont repris, et la réservation est reliée à sa fiche. Vérifiez le nom : si ce n'est pas la bonne personne, le numéro est sans doute mal tapé — touchez « Changer » et retapez-le.
• Un numéro nouveau : l'écran affiche « Nouveau client : sa fiche sera créée à l'enregistrement. » Tapez son nom. Sa fiche est créée dans « Clients » quand vous touchez « Enregistrer ». Vous n'avez rien d'autre à faire.
• Un client qui ne donne pas son numéro : tapez son nom dans « Nom ». Ses fiches client s'affichent en dessous ; touchez la bonne pour relier la réservation à sa fiche.
• « Ajouter un e-mail » est facultatif : avec un e-mail, le client reçoit la confirmation. Un e-mail ou un numéro suffisent pour créer la fiche.

Une fiche retrouvée n'est jamais renommée : si le nom tapé est différent, la fiche garde le sien, et elle reçoit seulement ce qui lui manquait (un e-mail, par exemple). Avec un nom seul, sans numéro ni e-mail, aucune fiche n'est créée : deux personnes peuvent avoir le même nom.

Sans nom, la réservation prend celui de la fiche retrouvée. Sans nom et sans fiche, elle s'affiche dans le cahier par son numéro de téléphone, ou « Sans nom ».

Pour finir : les réponses à vos questions, une note, et « Enregistrer ».

Si l'heure est complète, déjà passée, hors de vos horaires, ou s'il manque des chaises bébé, l'écran le dit et propose « Noter quand même ». La réservation est confirmée tout de suite. Les délais réglés pour vos clients ne s'appliquent pas ici.

Pour modifier une réservation, touchez « … » sur sa ligne, puis « Modifier ». La fenêtre s'ouvre remplie, réponses aux questions comprises.

Le jour venu

L'écran « Réservations » montre un seul jour, en liste : une ligne par réservation, dans l'ordre de l'heure. Chaque ligne montre l'heure, le nom, le nombre de personnes, et dessous en petit le téléphone, les bébés, les réponses aux questions et la note du client. Touchez le numéro pour appeler. En haut du jour, « Personnes » et « Tables » comptent les réservations confirmées et en attente.

Les clients sont arrivés : touchez leur ligne, ou le rond à gauche. La ligne est barrée, comme dans un cahier. Touchez-la de nouveau si vous vous êtes trompé. Le client ne reçoit rien.

Une table en retard : quand l'heure d'une réservation confirmée est passée et que vous n'avez pas coché « Venus », l'heure passe en rouge avec un point rouge, et « En retard · 12 min » s'affiche à côté du nom. Le nombre de minutes avance tout seul. Cochez « Venus » à l'arrivée des clients, ou « Pas venus » dans le menu « … ».

Changer de jour : au-dessus de la liste, une rangée de jours défile. Elle commence à aujourd'hui ; pour revoir les jours passés, faites-la glisser vers la droite ou touchez la flèche de gauche. Le chiffre sous un jour est le nombre de réservations ce jour-là. Touchez un jour pour l'ouvrir : la rangée ne bouge pas, ce qui permet de passer d'aujourd'hui à demain et de revenir sans chercher. Les flèches avancent ou reculent d'un jour, et « Aujourd'hui » revient au jour même. Pour aller plus loin, par exemple une grande soirée dans deux mois, touchez l'icône du calendrier à côté de « Aujourd'hui » et choisissez la date.

Retrouver un client : tapez son nom, son téléphone ou son e-mail dans « Rechercher un client », au-dessus de la liste. Toutes ses réservations s'affichent, quel que soit le jour, de la plus récente à la plus ancienne. Touchez-en une pour ouvrir ce jour-là. Effacez la recherche (la croix) pour revenir à la liste du jour.

Chaque réservation tient sur une ligne : l'heure, le nom, le téléphone (touchez-le pour appeler) et le nombre de personnes. Les bébés, les réponses aux questions et la note du client s'affichent sur une seconde ligne, seulement s'il y en a.

Le menu « … » d'une réservation permet de la marquer « Pas venus », de la modifier ou de l'annuler. Le client est prévenu par e-mail d'une annulation. Quand la réservation est reliée à une fiche client, le même menu porte « Voir la fiche client ».

Être prévenu d'une réservation

Une nouvelle réservation s'affiche tout de suite, sans recharger la page : sur l'écran « Réservations » et dans le menu, où le chiffre à côté de « Réservations » compte les demandes à accepter. L'appareil sonne aussi, si l'interrupteur « Réservations » de la cloche (en haut de l'écran) est allumé. Une réservation notée au téléphone ne sonne pas, mais elle s'affiche sur les autres appareils.

Pour une tablette réservée au cahier, connectez-la en mode « Réservations » (voir « Les appareils » dans L'équipe, les rôles et les accès) : elle ne sonne que pour les réservations et n'ouvre que cet écran.

Les questions au client

Dans Paramètres › Réservation, « Questions au client ». Vous pouvez poser 5 questions au plus. La liste montre chaque question avec ses réponses.

Pour ajouter une question, touchez « Ajouter une question ». Une petite fenêtre s'ouvre :

• Une question toute prête : en haut de la fenêtre, touchez-en une pour partir d'elle. Par exemple « Zone fumeur ou non-fumeur ? » ou « Une occasion particulière ? ». Vous pouvez ensuite changer son texte et ses réponses. Les chaises bébé ne sont pas une question : elles se règlent avec vos places (voir « Les chaises bébé »).
• Votre question : écrivez-la dans la case « Question ».

Choisissez ensuite ce que fait le client :

• « choisit une réponse » : écrivez chaque réponse dans sa case. Touchez « Ajouter une réponse » pour en ajouter une, ou la croix pour en retirer une. Il faut au moins 2 réponses.
• « écrit sa réponse » : le client écrit ce qu'il veut, 200 caractères au plus.

Cochez « Le client doit répondre » si le client ne peut pas réserver sans répondre, puis touchez « Ajouter la question ». La question est enregistrée tout de suite.

Pour modifier une question, touchez-la dans la liste : la même fenêtre s'ouvre, puis touchez « Enregistrer ». Le bouton « … » au bout de la ligne permet aussi de la monter, de la descendre ou de la supprimer.

Les réponses s'affichent sur chaque réservation.

Un jour complet, un service complet ou une salle privatisée

• Complet : dans « Réservations », touchez « Mettre complet » en haut du jour, puis choisissez :

  • « Toute la journée » : vos clients ne peuvent plus réserver ce jour-là ;
  • « Le midi » ou « Le soir », si vous ouvrez midi et soir : seul ce service est complet, l'autre reste ouvert aux réservations ;
  • « Choisir les heures… » : par exemple complet de 20h00 à 21h30, et le reste de la soirée reste ouvert.

  La plage complète s'affiche en haut du jour ; « Retirer » la rouvre.

• Moins de places : dans Paramètres › Réservation, « Jours complets et privatisations », touchez « Ajouter ». Choisissez « Complet » ou « Moins de places ». Par exemple, une salle de 50 personnes privatisée pour un mariage : « Moins de places », 50.

Les réservations déjà prises restent. Annulez-les une par une si besoin.

Le client annule

Le client reçoit un lien dans son e-mail. S'il a réservé connecté, il retrouve aussi sa réservation dans son compte, rubrique « Mes réservations ». Il peut l'annuler en ligne. Vous recevez alors un e-mail, et les places sont de nouveau disponibles.

Vous choisissez jusqu'à quand dans Paramètres › Réservation, bloc « Les délais », ligne « Annulation par le client » :

• « Non, jamais » : le client ne peut pas annuler en ligne. Il doit vous appeler ;
• « Jusqu'à l'heure de la table » : c'est le réglage de départ ;
• « Jusqu'à 1 heure avant », « Jusqu'à 3 heures avant », « Jusqu'à la veille (24 heures avant) » ou « Jusqu'à 2 jours avant ».

Une demande que vous n'avez pas encore acceptée peut toujours être annulée jusqu'à l'heure de la table, sauf avec « Non, jamais ».

Le client voit l'heure limite sous le bouton « Annuler ma réservation », par exemple « Vous pouvez annuler jusqu'au samedi 31 octobre à 17h00. ». L'e-mail de confirmation la donne aussi. Après l'heure limite, sa page lui dit d'appeler le restaurant. Vous, vous pouvez toujours annuler une réservation depuis le cahier.