Le paiement en ligne et les encaissements

Ce qu'il faut distinguer

• « Réglages › Modes de paiement » : ce que l'établissement accepte de ses clients au retrait — espèces, carte, tickets restaurant. C'est déclaratif, affiché sur la page publique.
• « Connecteurs » : les comptes d'encaissement ouverts chez un prestataire. C'est le seul écran qui connecte, et il est réservé au propriétaire.
• « Paiement en ligne » : le client paie sa commande sur le site, avant de venir. Optionnel, réservé au propriétaire. Ce réglage vit au bas de « Modes de paiement » et ne connecte rien : il se sert d'un connecteur déjà branché.
• AllonsManger n'enregistre aucun règlement et ne remplace pas la caisse.

Activer le paiement en ligne — deux écrans, deux gestes

L'ordre compte, et un seul écran connecte :

1. « Réglages › Connecteurs » — c'est là et nulle part ailleurs qu'on ouvre un compte d'encaissement (Stripe ou SumUp), qu'on reprend une inscription commencée (« Terminer mon inscription »), qu'on lit ce que le prestataire réclame encore, et qu'on débranche un compte qui n'encaisse pas. Le compte s'ouvre au nom de l'établissement : l'argent va directement du client au restaurateur, AllonsManger ne prend rien au passage.
2. « Paiement en ligne » — ce n'est pas un écran à part : c'est la seconde moitié de « Réglages › Modes de paiement », sous les moyens acceptés au comptoir. On y règle seulement : la carte est-elle demandée (jamais / au choix du client / obligatoire), par quel prestataire l'argent passe lorsqu'il y en a plusieurs de connectés, et à partir de quel montant. Tant qu'aucun compte n'est connecté, cette partie ne propose aucun réglage : elle renvoie vers les connecteurs.

Une carte de connecteur porte une pastille par capacité — « Paiement en ligne », « Terminaux de paiement » — parce que les deux sont indépendantes : un compte peut piloter un terminal de comptoir sans encaisser à distance, l'habilitation n'étant pas la même. Si une pastille annonce « Reconnexion nécessaire », c'est que l'autorisation date d'avant la fonctionnalité : le bouton « Reconnecter » de la carte suffit, et rien n'est perdu.

C'est le cas des comptes SumUp reliés pour le comptoir avant que l'encaissement en ligne n'y soit ouvert : ils pilotent toujours leurs terminaux, et une reconnexion leur ajoute le paiement à distance. L'autorisation donnée à SumUp est figée le jour où vous l'accordez — elle ne s'étend pas toute seule aux fonctionnalités arrivées depuis.

À savoir : le moment du débit dépend du prestataire. Avec Stripe et PayPal, le montant est seulement bloqué quand le client commande, puis débité quand vous acceptez la commande ; si vous la refusez, le blocage est levé et le client n'a rien payé. Avec SumUp, le client est débité au moment où il commande : refuser ou annuler la commande déclenche un remboursement automatique, sur le même moyen de paiement.

Connecter PayPal

PayPal n'apparaît dans « Réglages › Connecteurs » que lorsqu'il est ouvert ; tant qu'il ne l'est pas, sa carte porte « En cours de développement » et aucun bouton.

1. « Connecter PayPal » ouvre le parcours de PayPal, sur son site. Vous vous connectez à votre compte PayPal professionnel — ou vous en créez un — et vous autorisez AllonsManger à encaisser et rembourser pour vous. AllonsManger ne reçoit ni votre mot de passe ni vos coordonnées bancaires.
2. De retour sur les connecteurs, la carte dit ce qui manque encore. Les trois cas possibles : l'autorisation n'a pas été donnée (reprenez avec « Terminer mon inscription »), l'adresse e-mail du compte PayPal n'est pas confirmée (cliquez sur le lien que PayPal vous a envoyé), ou PayPal n'a pas encore ouvert la réception des paiements sur le compte (voir les notifications de votre compte PayPal).
3. Quand la pastille « Paiement en ligne » passe à « Actif », PayPal peut être choisi dans « Modes de paiement ».

Le client voit alors les boutons de PayPal : il paie avec son compte PayPal ou par carte, sans compte, selon ce que PayPal lui propose. L'argent arrive sur votre compte PayPal ; vos paiements, frais et virements se consultent depuis le bouton « Tableau de bord » de la carte.

Si vous retirez l'autorisation depuis votre compte PayPal, la carte annonce « Reconnexion nécessaire » : le bouton « Reconnecter » refait le parcours. PayPal ne sait pas piloter de terminal de comptoir.

Une commande payée en ligne n'arrive qu'une fois payée

Le règlement vaut validation. Tant que le client n'a pas payé, sa commande n'existe pas pour vous : elle n'entre pas dans la file, la tablette ne sonne pas, et aucun ticket ne sort. S'il referme la fenêtre de paiement ou si sa carte est refusée, il n'en reste rien — il retrouve simplement son panier.

C'est ce qui vous garantit que toute commande visible est une commande payée lorsque vous exigez le paiement en ligne. Le numéro n'est attribué qu'à ce moment-là, et les quantités en stock ne sont décomptées qu'à ce moment-là aussi.

Si le client perd sa connexion — ou ferme son onglet — juste après avoir payé, sa commande arrive tout de même, dans les minutes qui suivent : son règlement est relu automatiquement. Vous n'avez rien à faire, et lui non plus.

Une conséquence à connaître : deux clients peuvent régler le dernier exemplaire d'un plat à quelques secondes d'intervalle. Le second arrive tout de même dans votre file — refusez-la si vous ne pouvez pas servir, le remboursement part automatiquement.

Annuler une commande déjà payée en ligne

L'annulation rend l'argent toute seule, et vous n'avez rien à faire : selon le prestataire, le blocage est levé — le client n'aura jamais rien payé — ou le montant débité lui est remboursé. La fiche de la commande le date, ligne par ligne, et son suivi s'arrête sur « Annulée ».

Le seul cas où un geste vous revient : le prestataire refuse le remboursement. La commande porte alors « Remboursement à terminer », avec le montant dû et un lien vers votre tableau de bord — c'est là qu'il se termine, en quelques clics. La mention se voit aussi sur la ligne de la commande, dans la liste, pour que vous n'ayez pas à rouvrir une commande annulée pour l'apprendre. Tant qu'elle est affichée, le client a payé et n'a pas été remboursé : ne lui réclamez rien au comptoir.

Le même cas existe sur une commande dont vous avez baissé le montant : la différence est rendue automatiquement, et si le prestataire la refuse, elle apparaît de la même façon.

Une commande annulée ne dit jamais « à régler sur place » quand elle a été payée. Si vous lisez cette phrase, c'est que le paiement n'a pas abouti du tout, et là, c'est bien au comptoir que la commande se règle.

Ce que vous encaissez, et les frais

La fiche d'une commande payée en ligne affiche « Encaissé » : ce que le client a payé. Les frais du prestataire ne s'y ajoutent que lorsqu'il nous les a communiqués — ils dépendent de l'origine de la carte, et certains, dont SumUp, ne les chiffrent qu'au moment du versement. Tant qu'ils ne sont pas connus, la fiche n'affiche ni ligne de frais ni « Net pour vous » : votre relevé chez le prestataire reste la référence.

Retrouver la commande d'une ligne de votre relevé. Chez le prestataire, chaque paiement porte le même libellé : le nom du site, puis la référence de la commande — une suite de chiffres et de lettres. Copiez-la dans la recherche de « Commandes › Historique » et la commande s'ouvre. Ce n'est volontairement pas le numéro du jour (« n°12 ») : il n'est attribué qu'une fois le paiement accepté, et il n'existe donc pas encore à l'instant où la ligne s'écrit chez votre prestataire.

Les terminaux au comptoir

« Terminaux de paiement » : appairer un terminal physique (TPE) pour encaisser une addition de salle ou de comptoir — le montant est poussé sur le terminal, le client présente sa carte, et le règlement s'enregistre chez le prestataire du terminal, pas dans AllonsManger.